10 Rekomendasi Lemari Arsip Terbaik untuk Menyimpan Dokumen Kantor (2023)

Saat bekerja, ruangan yang rapi sangat berpengaruh pada produktivitas Anda. Sayangnya, tak sedikit orang yang kurang memperhatikan kerapian kantornya. Bahkan, ada pula yang membiarkan dokumen atau berkas-berkas lain menumpuk hingga berserakan di sudut ruangan.

Agar ruangan lebih rapi, Anda bisa merapikan berkas dan dokumen-dokumen yang masih dibutuhkan menggunakan lemari arsip. Lemari arsip akan membuat berkas penting Anda lebih rapi, sehingga lebih mudah pula untuk mencarinya saat dibutuhkan. Hal ini juga mencegah kerusakan pada berkas.

Ada berbagai jenis lemari arsip yang bisa digunakan untuk menyimpan dokumen. Pertama adalah lemari arsip berbahan besi yang biasa digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen berharga hingga yang bersifat rahasia. Lemari arsip besi terbuat dari bahan logam yang tebal dan kokoh, sehingga dapat melindungi berkas dengan baik.

Lemari arsip ini juga cocok digunakan untuk area kantor yang padat dan penuh yang memiliki risiko tinggi untuk terjadinya kebakaran. Dengan menggunakan lemari arsip besi, maka kerusakan dokumen bisa dicegah. Selain itu, lemari arsip dengan bahan besi umumnya memiliki faktor pengaman yang tinggi dengan kunci atau fitur pengaman lainnya.

Kayu adalah material yang umum digunakan pada pembuatan furnitur, termasuk lemari. Anda juga bisa menemukan lemari arsip yang terbuat dari bahan kayu. Lemari ini bisa dipilih bagi Anda yang menginginkan lemari arsip dengan bobot yang lebih ringan, namun memiliki kekuatan yang tinggi.

Secara estetik, lemari arsip berbahan kayu lebih elegan dan berseni sebab bisa dihadirkan dengan warna dan ukuran tertentu. Harganya lebih murah daripada lemari besi, kemudian pengerjaannya juga terbilang lebih cepat. Meski demikian, pertimbangkan pula bahwa lemari kayu dapat terbakar dan juga lapuk dimakan rayap.

Jenis lemari arsip berikutnya adalah mobile file. Lemari ini berfungsi untuk menyimpan dokumen atau berkas berukuran besar dan dapat digerakkan dengan penggerak manual maupun mekanik. Mobile file dirancang dengan lebih banyak ruang, sehingga memiliki kapasitas yang lebih besar.

Lemari dengan sistem pengoperasian mekanik dirancang untuk menahan beban yang lebih berat, dengan kapasitas ruangan yang lebih besar pula. Sementara, mobile file manual memiliki dua komponen, yaitu base bottom dan base frame yang dirancang dengan rel baja. Setiap mobile file juga dilengkapi dengan penguncian sentral yang menjamin kerahasiaan arsip.

Filling cabinet adalah jenis lemari arsip berikutnya yang bisa Anda pilih. Lemari ini memiliki desain dan ukuran yang beragam, sehingga bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Meski demikian, Anda perlu selektif dalam memilih filling cabinet agar dapat menunjang penyimpanan dokumen dan berkas dalam waktu yang lama.

Pilih filling cabinet yang stabil, sebab jika lemari tidak stabil dengan beban yang berat, maka lemari ini bisa jatuh dan menimpa Anda. Kemudian, pastikan untuk memilih filling cabinet dengan mekanisme penguncian yang aman. Secara keseluruhan filling cabinet memiliki ketahanan yang cukup baik dan mampu bertahan hingga bertahun-tahun.

Agar tak salah beli, Anda perlu lebih selektif dalam memilih lemari arsip. Ada beberapa tips yang bisa diikuti dalam memilih lemari arsip. Pertama, periksa terlebih dahulu bahan lemari arsip. Pahami bahwa Anda mungkin membutuhkan lemari arsip dengan karakter tertentu untuk menyimpan berkas-berkas penting di kantor.

Sesuaikan bahan dengan kebutuhan Anda, misalnya saja bahan besi untuk dokumen dengan tingkat kerahasiaan tinggi, lemari berbahan kayu untuk dokumen umum, dan lain sebagainya. Anda juga perlu untuk mengenali kelebihan dan kelemahan setiap bahan lemari, sehingga memiliki pertimbangan yang lebih kuat dalam memilih lemari.

Tips berikutnya dalam memilih lemari adalah menyesuaikan ukurannya dengan ruangan. Tidak hanya melihat banyaknya dokumen yang akan disimpan, ukuran lemari juga bisa disesuaikan dengan kondisi ruang kantor Anda.

Rencanakan dulu lokasi peletakan lemari, kemudian perkirakan ukuran yang sesuai dengan lokasi peletakan tersebut. Setelah itu, Anda baru bisa membeli lemari yang diinginkan dengan ukuran yang sesuai. Jangan sampai lemari baru Anda justru mengganggu aktivitas kantor karena ukurannya yang kurang sesuai.

Ada beragam tipe lemari yang bisa Anda gunakan sebagai lemari arsip di kantor. Misalnya saja lemari arsip tipe vertikal yang tidak menghabiskan banyak tempat, lemari tipe portabel yang mudah dipindahkan, lemari tipe gantung yang minimalis dan mampu menghemat tempat, serta lemari tipe horizontal yang cocok untuk ruangan luas.

Masing-masing tipe lemari tentu memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Anda bisa menyesuaikannya dengan kapasitas yang Anda butuhkan, ketersediaan tempat, serta desain yang sesuai dengan konsep kantor Anda. Periksa pula ketersediaan kompartemen pada masing-masing tipe lemari yang Anda inginkan, sehingga dapat lebih mudah menentukan pilihan.

Apakah Anda memerlukan lemari arsip yang dapat menyimpan dokumen rahasia? Bagi Anda yang membutuhkannya, pastikan bahwa lemari yang hendak dibeli telah dilengkapi dengan sistem keamanan. Hal ini dapat mencegah akses dokumen oleh orang asing atau bahkan pencuri.

Ada beberapa jenis lemari arsip yang umumnya dilengkapi dengan sistem keamanan terbaik. Sebut saja cash safes yang merupakan lemari besi dengan sistem pengamanan ganda, berupa kunci kombinasi dan kunci manual. Kemudian, ada deposit safes yang kerap dipakai oleh bank dan memiliki dua kunci, yaitu untuk nasabah dan pihak bank. Jenis lemari lain yang juga dilengkapi dengan sistem keamanan mumpuni, antara lain home safes, digital media safes, dan luxury safes.